Moduły

Opis modułów

1. Correspondence Management (Zarządzanie korespondencją i sekretariatem)

Moduł pozwala na zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą przedsiębiorstwa. Skanowanie, opcjonalny mechanizm rozpoznawania treści (OCR) oraz rejestr dokumentów umożliwia redukcję kosztów administracyjnych oraz poprawia efektywność wyszukiwania poczty.

System workflow pozwala ponadto na uporządkowanie i przyspieszenie procesu obiegu korespondencji w przedsiębiorstwie. Wspiera zarówno procesy obiegu dokumentów przychodzących, jak i przygotowywanie odpowiedzi i pism w obiegu korespondencji wychodzącej.

Moduł pozwala na automatyczne przygotowywanie elektronicznej książki nadawczej, adresowanie kopert i generowanie dokumentów papierowych. Ponadto system może integrować się z elektronicznym nadawcą Poczty Polskiej i usługami kurierskimi. Dzięki zarządzaniu przypomnieniami i ewidencji informacji o odbiorze korespondencji przez adresata, wpływa na poprawę obsługi klientów i partnerów przedsiębiorstwa.

W skład modułu wchodzą takie funkcjonalności jak:

• skanowanie poczty przychodzącej i wychodzącej
• rejestr i archiwum korespondencji (poczta, email, fax itd.)
• znakowanie dokumentów kodami kreskowymi
• elektroniczna książka nadawcza
• zaawansowane wyszukiwanie korespondencji
• obieg tworzenia, akceptacji i weryfikacji dokumentów wychodzących
• obieg dokumentów przychodzących
• łączenie dokumentów z fakturami
• powiadomienia i alerty.

Document Repository (Repozytorium i archiwum dokumentów)

Centralne repozytorium umożliwia bezpieczne przechowywanie dokumentów dowolnego typu oraz elektroniczne zarządzanie dokumentacją.

System pozwala na rejestrację do repozytorium dokumentów pochodzących z wielu źródeł (skan dokumentu, email, PDF itp.). Dzięki zawansowanemu silnikowi OCR oraz znakowaniu kodami kreskowymi, wprowadzanie dokumentów do systemu jest w pełni automatyczne, co wpływa na zwiększenie wydajności i ograniczenie kosztów administracyjnych.

Moduł zapewnia szybki i łatwy dostęp dla uprawnionych pracowników nie tylko do wniosków
i formularzy elektronicznych, ale także skanów dokumentów papierowych, metadanych i innych informacji związanych z procesami biznesowymi. Dzięki temu na bieżąco można śledzić status dokumentów, procesów, wersji i zmian, co gwarantuje pełną kontrolę nad dokumentami.

Dzięki folderom fizycznym i logicznym (widokom), pracownicy mają wygodny i łatwy dostęp do informacji, których potrzebują. Repozytorium wyposażone jest w zaawansowaną, pełnotekstową wyszukiwarkę treści oraz umożliwia łączenie dokumentów, tak by zapewnić pracę na tzw. sprawach.

Moduł Document Repository jest skalowany i może stanowić centralny rejestr dokumentów pochodzących również systemów zewnętrznych. Dzięki temu można zapewnić kompletność
i spójność informacji, wyeliminować dublowanie danych oraz zapewnić dostęp do dokumentów
i informacji w jednym miejscu przez przeglądarkę internetową i telefon.

W skład modułu wchodzą takie funkcjonalności jak:

• centralny rejestr dokumentów i informacji
• elektroniczne zarządzanie dokumentacją
• przechowywanie dokumentów różnego typu w tym skanów dokumentów
• obsługa wielu źródeł wejścia dokumentów (skan, email, PDF, fax, upload)
• znakowanie dokumentów kodami kreskowymi
• podział dokumentów na foldery fizyczne i logiczne (widoki)
• personalizacja dostępu do dokumentów
• wersjonowanie dokumentów
• historia zmian dokumentów
• procedura check-in i check out dokumentów

Purchase Order Management (Zarządzanie zamówieniami zakupu)

Moduł ten pozwala na usprawnienie procesu zakupów, dzięki automatyzacji procesu tworzenia zamówień zakupu, rejestracji dostaw, weryfikacji i akceptacji. Istnieje także możliwość ich porównania z fakturami kosztowymi.

Moduł wspiera nie tylko tworzenie zamówień zakupu, ale także obieg ich akceptacji i weryfikacji. Dzięki porównaniu zamówień z fakturami kosztowymi, podnosi skuteczność kontroli wydatków i znacznie upraszcza proces ich akceptacji przez kierownictwo.

Dzięki graficznemu modelerowi procesów (Workflow Designer), możliwe jest dostosowanie procesu weryfikacji i akceptacji zamówień zakupu do indywidulanych potrzeb przedsiębiorstwa.

W skład modułu wchodzą takie funkcjonalności jak:

• rejestr zamówień zakupu
• elektronczny obieg weryfikacji i akceptacji zamówień
• łączenie zamówień z umowami i fakturami zakupu
• powiadomienia i alerty
• integracja z systemami ERP
• wsparcie dla wielu spółek w jednym systemie

Invoice Management  (Elektroniczny obieg faktur) 

Moduł ten pozwala na uporządkowanie oraz automatyzację procesów obiegu dokumentów księgowych w tym m.in. faktur zakupowych. System pozwala na rejestrację do repozytorium dokumentów kosztowych pochodzących z wielu źródeł (skan dokumentu, email, PDF itp.). Dzięki zawansowanemu silnikowi OCR wprowadzanie dokumentów do systemu jest w pełni automatyczne, co wpływa na zwiększenie wydajności i ograniczenie kosztów administracyjnych.

Moduł obiegu faktur pozwala na dekretację dokumentów, weryfikację, akceptację oraz automatycznie księgowanie w systemach finansowo-księgowych i ERP. System pozwala na wielowymiarową i zaawansowaną dekretację dokumentów księgowych, także przy wykorzystaniu słowników. Możliwość równoległej pracy nad weryfikacją i akceptacją każdej z pozycji faktury z osobna, znacznie przyspiesza i uelastycznia cały proces.

Dzięki graficznemu modelerowi procesów akceptacji dokumentów kosztowych (workflow designer), możliwe jest dostosowanie procesu weryfikacji do indywidulanych potrzeb przedsiębiorstwa.

W skład modułu wchodzą takie funkcjonalności jak:

• obsługa wielu źródeł wejścia dokumentów (skan, email, PDF, fax, upload)
• automatyczne rozpoznawanie treści (OCR – wymaga zakupu dodatkowej licencji lub usługi abonamentowej OCR)
• znakowanie dokumentów kodami kreskowymi
• rejestr i archiwum dokumentów kosztowych, w tym faktur zakupowych
• umożliwia wielowymiarowy opis dokumentów kosztowych
• elastyczny proces obiegu akceptacji i weryfikacji dokumentów kosztowych uwzględniający równoległość zadań
• powiadomienia i alerty
• integracja z systemami ERP
• wsparcie dla wielu spółek w jednym systemie

Capital Expenditure (CAPEX) Management (Zarządzanie budżetami i wydatkami inwestycyjnymi) 

Moduł umożliwia usprawnienie i automatyzację całego procesu inwestycyjnego (CAPEX), począwszy od procesowania wniosków inwestycyjnych oraz planowania budżetu, poprzez jego realizację, skończywszy na kontroli wydatków i zarządzaniu płynnością finansową (cashflow).

System pozwala na efektywne zarządzanie obiegiem tworzenia, weryfikacji i akceptacji wniosków inwestycyjnych. Elektroniczny formularz wniosku pozwala na wprowadzenie potrzebnych informacji na temat wydatku, budżetu, inwestycji i innych, a także dołączanie dokumentów i załączników.

System obiegu dokumentów umożliwia równolegle zaplanowanie budżetów inwestycyjnych, podzielonych na linie budżetowe, odpowiadającym danym rodzajom kosztów i przychodów. Dzięki wersjonowaniu i nadawaniu praw dostępu do poszczególnych części budżetów możliwe jest tworzenie scenariuszy oraz wspólna praca nad budżetami.

Dzięki wprowadzaniu faktur oraz umów i przypisywaniu kosztów do poszczególnych linii budżetowych, uprawnieni pracownicy mogą na bieżąco kontrolować realizację budżetów i otrzymywać powiadomienia na temat odstępstw. Pozwala to na bieżącą kontrolę wydatków oraz ich zgodności z wnioskami inwestycyjnymi, umowami i fakturami kosztowymi.

Integracja z modułem obiegu faktur daje możliwość akceptacji lub odrzucenia płatności, jeśli pracownik uzna, że dany koszt jest niezgodny z przyjętym budżetem. Ponadto dzięki harmonogramowi budżetu i planie finansowania, na bieżąco można zarządzać zapotrzebowaniem na gotówkę (cashflow).

W skład modułu wchodzą takie funkcjonalności jak:

• centralny rejestr wniosków inwestycyjnych
• obieg tworzenia, akceptacji i weryfikacji wniosków inwestycyjnych
• planowanie budżetów inwestycyjnych
• budowanie scenariuszy budżetów oraz ich wersjonowanie
• grupowa praca nad budżetami
• kontrola faktur kosztowych versus wnioski inwestycyjne oraz budżet
• planowanie finansowania inwestycji i cashflow
• powiadomienia i alerty
• integracja z systemem finansowo-księgowym

Sales Proposal Management (Zarządzanie ofertami) 

System kilkukrotnie przyspiesza proces przygotowywanie ofert i odpowiedzi na zapytania ofertowe. Moduł umożliwia współtworzenie ofert w zespole, na podstawie wcześniej przygotowywanych wzorców, automatycznie uzupełniając je danymi z zapytania ofertowego, katalogu produktów i usług oraz danymi marketingowymi. Pozycje produktowe w ofercie mogą pochodzić z katalogu produktów, znajdującym się w module Sales Proposal Management lub w systemie zewnętrznym (np. ERP).

System workflow pozwala na równoległą prace nad jedną ofertą przez wiele osób z zespołu. Dzięki obiegowi (workflow) prace nad ofertą może być prowadzona zarówno przez dział handlowy jak i techniczny, tak by po akceptacji kierownictwa, na koniec automatycznie stworzyć gotową ofertę w formie dokumentu zgodnego z wytycznymi marketingowymi oraz wysłać ją mailem lub pocztą do klienta (powiązanie z modułem Correspondence Management).

Dzięki graficznemu modelerowi procesów (Workflow Designer), możliwe jest dostosowanie procesu weryfikacji i akceptacji oferty do indywidulanych potrzeb przedsiębiorstwa.

W skład modułu wchodzą takie funkcjonalności jak:

• skanowanie i OCR zapytania ofertowego
• automatycznie rozpoczęcie obiegu przygotowywania oferty w zależności od typu zapytania
• równoległa praca wielu osób nad jedną ofertą
• łącznie oferty z dokumentami powiązanymi
• wykorzystanie katalogu produktów do przygotowywania oferty
• obieg akceptacji i weryfikacji oferty
• wysyłka oferty w formie email i pocztą tradycyjną
• powiadomienia i alerty o terminach wykonania oferty
• raporty

Contract Management (Zarządzanie i rejestr umów)

Moduł pozwala na wdrożenie bezpiecznego i centralnego rejestru umów i aneksów w przedsiębiorstwie. Dzięki temu uprawnienie pracownicy mają dostęp do informacji na temat nie tylko już podpisanych umów i ich skanów, ale także statusów zawieranych umów.

Dzięki elektronicznemu obiegowi akceptacji umów (workflow), system pozwala na obniżenie kosztów administracyjnych, redukcję błędów przy weryfikacji zapisów umów oraz ograniczenie roli papierowych wersji dokumentów.

Moduł dzięki powiazaniu z obiegiem faktur, umożliwia kontrolę kosztów i proces realizacji zapisów umowy pod kątem księgowym i finansowym.

Rozbudowany system powiadomień i alertów umożliwia pełną kontrolę nad terminami wygasania umów, mechanizm wersjonowania dba o jednolitość i spójność zapisów ich treści.

W skład modułu wchodzą takie funkcjonalności jak:

• centralny rejestr umów, z dostępem dla uprawnionych pracowników
• łączenie aneksów i innych dokumentów do umów
• akceptacja i weryfikacji umów
• łatwe przeszukiwanie umów, także po skanie dokumentu
• wersjonowanie i historia zmian umów
• łączenie i porównywanie umów z fakturami zakupu i budżetami
• znakowanie umów kodami kreskowymi
• powiadomienia i alerty

Task Management (Zarządzanie i delegowanie zadań)

System obiegu dokumentów umożliwia tworzenie zadań przez przełożonych oraz ich dalsze delegowanie. Tworzenie zdań może być manualne lub automatyczne np. na bazie otrzymanego dokumentu przychodzącego. Moduł wspiera obsługę zadań grupowych oraz pozwala na hierarchizację. Po wyznaczeniu terminu i odbiorcy zadania, pozwala na wygodną kontrolę za pomocą kalendarza postępu prac oraz ewidencję czasu pracy.

System alertów dba o, ty by kierownik mógł zapanować nad oddelegowanymi zadaniami, a system powiadomień przypomina o zbliżających się terminach.

Moduł jest idealnych rozwiązaniem dla osób, które pracują projektowo i zarządzają znaczną ilością osób przebywających w różnych lokalizacjach.

W skład modułu wchodzą takie funkcjonalności jak:

• tworzenie zadań
• obieg (workflow) pracy nad zadaniami
• hierarchizacja zadań
• delegowani zadań do pojedynczych pracowników lub grupy
• zarządzanie terminami
• kalendarz zadań
• powiązanie zadań z dokumentami
• powiadomienia i alerty

Leave Management (Zarządzanie urlopami)

System wspiera proces obiegu wniosków urlopowych każdego typu, w tym między innymi urlopu wypoczynkowego, na żądanie, okolicznościowego, bezpłatnego itd. i jest zgodny z obowiązującym prawem w Polsce.

Moduł niezależnie od integracji z systemem kadrowo-płacowym, pozwala na automatyczne wyliczanie i kontrolę dostępnego dla pracownika limitu urlopów. Ponadto pozwala na zarządzanie urlopami, tak, aby zautomatyzować i uprościć powtarzalne czynności wykonywane przez dział kadr.

W skład modułu wchodzą takie funkcjonalności jak:

• obieg (workflow) tworzenia, akceptacji i weryfikacji wniosków urlopowych
• zarządzanie zastępstwami
• rejestr i archiwum wniosków urlopowych
• weryfikacja liczby dni wolnych
• kontrola limitów dostępnych urlopów niezależna od ERP
• zarządzanie urlopami
• powiadomienia i alerty

Expense Management (Zarządzanie delegacjami)

System umożliwia pracownikom składanie wniosków o delegację zarówno krajową jak i zagraniczną, opcjonalnie umożliwiając wygenerowanie wniosku o zaliczkę, obsługując przy tym proces jego akceptacji i wypłaty.

Moduł Expense Management wspiera także pracowników w rozliczaniu kosztów delegacji oraz pobranych zaliczek. Dzięki intuicyjnemu formularzowi zintegrowanego z mapą, moduł automatycznie ustala wysokość diety oraz oblicza kilometrówkę. Dzięki integracji z modułem obiegu faktur, pracownik jest w stanie przekazać faktury i rachunki kosztowe do działu kadr w formie elektronicznej, co znacznie przyspiesza i upraszcza proces rozliczeniowy.

W skład modułu wchodzą takie funkcjonalności jak:

• rejestracja wniosków o delegację krajową lub zagraniczną
• obieg (workflow) akceptacji i weryfikacji wniosków
• zarządzanie zastępstwami
• możliwość automatycznego ustalania diet i kilometrówki
• generowanie dokumentów i wypłata zaliczek
• obieg (workflow) rozliczenia delegacji i zaliczek
• rejestracja kosztów służbowych (faktur i rachunków)
• integracja z systemem kadrowo-płacowym
• powiadomienia i alerty