Informacje podstawowe

M-Files DMS wdrażany przez konsultantów Todis Consulting to profesjonalny i nowoczesny system do Zarządzania Dokumentacją, który sprawdzi się w każdej firmie wymagającej od pracowników przetwarzania i analizy dużej ilości plików bądź dokumentów każdego dnia. Możliwość integracji z systemami ERP np. Maconomy czy Epicor, prosty interfejs programu, intuicyjność, niezawodność i bezpieczeństwo – to tylko wybrane cechy, które przyczyniły się do ogromnej popularności M-Files na całym świecie.

W oparciu o system M-Files DMS użytkownicy mogą nie tylko efektywnie wymieniać się dokumentami, ale również zaprowadzić porządek w dokumentacji firmy, dzięki dopasowanej pod konkretną firmę strukturze przetrzymywania i wyświetlania dokumentów

Do kluczowych zadań systemu do zarządzania dokumentacją M-Files DMS należą:

• Ułatwienie organizacji plików (system metadanych) oraz znaczne przyspieszenie wyszukiwania dokumentów - również za pośrednictwem wyszukiwania kontekstowego.
• Zapewnienie skutecznej kontroli wersji dokumentów wraz ze śledzeniem poszczególnych zmian. M-Files przechowuje informacje o każdej modyfikacji, jak również oznaczenie pliku w przepływie pracy – kto jest za daną zmianę odpowiedzialny.
• Zabezpieczenie i ochrona kluczowych informacji w firmie poprzez odpowiednią regulację dostępu do plików przy pomocy rozbudowanego systemu uprawnień.
• Wsparcie pracy grupowej na plikach i dokumentach z wykorzystaniem predefiniowanych bądź konfigurowalnych obiegów pracy (workflow).
• Bieżąca informacja o stanie prac bądź bezpośrednia kontrola pracowników z wykorzystaniem intuicyjnego systemu powiadomień (alertów).
• Umożliwienie przeszukiwania obrazów (np. zdjęć) po zawartości tekstowej z wykorzystaniem modułu OCR.
• Mobilność: dostęp do dokumentów zawsze i wszędzie z wykorzystaniem urządzeń mobilnych (iOS, Android, Windows Mobile, Blackberry).
• Pełna integracja z aplikacjami biurowymi (MS Office), systemami CRM i ERP np. Maconomy lub Epicor.

Spośród usprawnień zawartych w najnowszej wersji M-Files warto wymienić:

• Graficzne narzędzia do budowy obiegów prac i dokumentów.
• Udogodnienia związane z praca w programie M-Files przez Internet (funkcjonalności drag&drop).
• Replikacja danych do chmury.
• Optymalizacja wydajności systemu DMS w celu skrócenia wykonywania operacji.
• Zwiększenie bezpieczeństwa szyfrowania danych dzięki systemowi AES-256.

M-Files może działać w tradycyjnej architekturze „klient-serwer” jako system zainstalowany na serwerze centralnym, bądź też w chmurze jako aplikacja dostępna w formie usługi.