Business Development a planowanie zasobów

Każdy dział sprzedaży czy business development w organizacji, dokłada wszelkich starań, aby prowadzone działania przynosiły firmie nowych klientów, nowe zlecenia, a co za tym idzie rozwój i zwiększenie przychodów. Jest rzeczą oczywistą, że wszystkie działania nastawione są na osiągnięcie powyższych celów. Częstą praktyką jest nakładanie na dział sprzedaży targetów, a sami sprzedawcy, angażując się w wykonywana pracę, chcą pozyskać dla firmy jak największą liczbę zleceń.

Jednak, aby aktywność działu BD, przynosiła dla firmy pożądany wynik, a nie kłopot, niezbędne jest zapewnienie przepływu informacji, współpracy i komunikacji, pomiędzy tym, a innymi działami w firmie, przede wszystkim działem realizacji i HR. To właśnie te działy mierzą się w kolejnych etapach z zapewnieniem terminowego wykonania obietnic złożonych klientom. Zapewniona musi być odpowiedniej wielkości grupa oddelegowanych pracowników z odpowiednimi do realizacji projektu kwalifikacjami i uprawnieniami. Ponadto, muszą być oni dostępni w odpowiednim czasie.

Jest to bardzo istotne z punktu widzenia przedsiębiorstwa, ponieważ brak odpowiednich zasobów skutkować może koniecznością nadgodzin, osłabieniem zespołów zajmujących się innymi, już prowadzonymi projektami, opóźnieniem w realizacji etc. Co za tym idzie, projekt może stać się nierentowny, a zarówno klienci, jak i pracownicy niezadowoleni.

Tylko z pozoru taka koordynacja i przepływ informacji pomiędzy działami wydaje się prosty i oczywisty. Im większa firma tym o to trudniej. Dział sprzedaży musi mieć bowiem bieżące, rzetelne informacje na temat dostępności poszczególnych pracowników i ich obłożenia pracą zarówno na dany moment, jak i w przyszłości. Natomiast działy realizacji i HR muszą mieć świadomość jakie oferty (na jaki zakres prac, z jakim terminem realizacji i na jakich warunkach) są omawiane z potencjalnymi klientami, aby móc zaplanować organizację pracy, ewentualne szkolenia lub nawet konieczność zatrudnienia nowych  pracowników. To one bowiem będą realizować obietnice złożone klientowi przez sprzedawców. Konieczna jest wiedza kiedy i jacy pracownicy będą potrzebni, czy posiadają oni odpowiednie kompetencje, czy poziom zatrudnienia jest optymalny, a także na jakich etapach są bieżące projekty oraz jakie nowe, zwłaszcza duże zlecenia, są w planach.

Firmy, które chcą, aby poszczególne działy były dobrze skomunikowane, a przepływ informacji był sprawny, muszą wypracować odpowiednie procedury w tym zakresie. W dzisiejszych czasach warto też skorzystać z rozwiązań, jakie daje nam rozwój technologii i rozwiązań IT dla biznesu.  

Maconomy People Planner jest narzędziem umożliwiającym optymalne planowanie zasobów ludzkich. Daje ono możliwość zaplanowania poszczególnych faz danego projektu wraz z niezbędnymi na każdym etapie zasobami. Pozwala ono ustalić,  którzy pracownicy są do dyspozycji podczas pracy nad realizacją poszczególnych etapów projektu. Dzięki integracji z innymi produktami Maconomy istnieje opcja przeglądania  zatwierdzonych oraz planowanych przez firmę zleceń, co pozwala realnie oszacować przyszłe potrzeby. Dodatkowym atutem, dla osób zarządzających zasobami ludzkimi w firmie, jest możliwość oceny, którzy pracownicy dysponują wolnym czasem, a którzy są przeciążeni. Dzięki takiej funkcji można bowiem uniknąć nieprawidłowego rozłożenia pracy, a co za tym idzie konieczności nadgodzin i przemęczenia oraz zniechęcenia pracowników.

Do podejmowania świadomych i trafnych decyzji oraz tworzenia długoterminowych strategii, managerowie potrzebują rzetelnych, konkretnych informacji na temat działania firmy. Dlatego też tak duże znaczenie ma dobrze skoordynowana współpraca między działami i świadomość prowadzonych oraz planowanych projektów. Warto podkreślić, że na dzisiejszym, bardzo konkurencyjnym rynku, klienci dużą uwagę przykładają do czasu realizacji, a tym bardziej do terminowego wykonania zlecenia. Skuteczne rozwiązania w zakresie komunikacji z pewnością przyniosą organizacji nie tylko zyski, sprawne i płynne działanie, ale także lepiej zmotywowany zespół oraz zadowolonych klientów.