Każdy dział sprzedaży czy business development w organizacji, dokłada wszelkich starań, aby prowadzone działania przynosiły firmie nowych klientów, nowe zlecenia, a co za tym idzie rozwój i zwiększenie przychodów. Jest rzeczą oczywistą, że wszystkie działania nastawione są na osiągnięcie powyższych celów. Częstą praktyką jest nakładanie na dział sprzedaży targetów, a sami sprzedawcy, angażując się w wykonywana pracę, chcą pozyskać dla firmy jak największą liczbę zleceń.
Jednak, aby aktywność działu BD, przynosiła dla firmy pożądany wynik, a nie kłopot, niezbędne jest zapewnienie przepływu informacji, współpracy i komunikacji, pomiędzy tym, a innymi działami w firmie, przede wszystkim działem realizacji i HR. To właśnie te działy mierzą się w kolejnych etapach z zapewnieniem terminowego wykonania obietnic złożonych klientom. Zapewniona musi być odpowiedniej wielkości grupa oddelegowanych pracowników z odpowiednimi do realizacji projektu kwalifikacjami i uprawnieniami. Ponadto, muszą być oni dostępni w odpowiednim czasie.
Jest to bardzo istotne z punktu widzenia przedsiębiorstwa, ponieważ brak odpowiednich zasobów skutkować może koniecznością nadgodzin, osłabieniem zespołów zajmujących się innymi, już prowadzonymi projektami, opóźnieniem w realizacji etc. Co za tym idzie, projekt może stać się nierentowny, a zarówno klienci, jak i pracownicy niezadowoleni.
Tylko z pozoru taka koordynacja i przepływ informacji pomiędzy działami wydaje się prosty i oczywisty. Im większa firma tym o to trudniej. Dział sprzedaży musi mieć bowiem bieżące, rzetelne informacje na temat dostępności poszczególnych pracowników i ich obłożenia pracą zarówno na dany moment, jak i w przyszłości. Natomiast działy realizacji i HR muszą mieć świadomość jakie oferty (na jaki zakres prac, z jakim terminem realizacji i na jakich warunkach) są omawiane z potencjalnymi klientami, aby móc zaplanować organizację pracy, ewentualne szkolenia lub nawet konieczność zatrudnienia nowych pracowników. To one bowiem będą realizować obietnice złożone klientowi przez sprzedawców. Konieczna jest wiedza kiedy i jacy pracownicy będą potrzebni, czy posiadają oni odpowiednie kompetencje, czy poziom zatrudnienia jest optymalny, a także na jakich etapach są bieżące projekty oraz jakie nowe, zwłaszcza duże zlecenia, są w planach.
Firmy, które chcą, aby poszczególne działy były dobrze skomunikowane, a przepływ informacji był sprawny, muszą wypracować odpowiednie procedury w tym zakresie. W dzisiejszych czasach warto też skorzystać z rozwiązań, jakie daje nam rozwój technologii i rozwiązań IT dla biznesu.
Maconomy People Planner jest narzędziem umożliwiającym optymalne planowanie zasobów ludzkich. Daje ono możliwość zaplanowania poszczególnych faz danego projektu wraz z niezbędnymi na każdym etapie zasobami. Pozwala ono ustalić, którzy pracownicy są do dyspozycji podczas pracy nad realizacją poszczególnych etapów projektu. Dzięki integracji z innymi produktami Maconomy istnieje opcja przeglądania zatwierdzonych oraz planowanych przez firmę zleceń, co pozwala realnie oszacować przyszłe potrzeby. Dodatkowym atutem, dla osób zarządzających zasobami ludzkimi w firmie, jest możliwość oceny, którzy pracownicy dysponują wolnym czasem, a którzy są przeciążeni. Dzięki takiej funkcji można bowiem uniknąć nieprawidłowego rozłożenia pracy, a co za tym idzie konieczności nadgodzin i przemęczenia oraz zniechęcenia pracowników.
Do podejmowania świadomych i trafnych decyzji oraz tworzenia długoterminowych strategii, managerowie potrzebują rzetelnych, konkretnych informacji na temat działania firmy. Dlatego też tak duże znaczenie ma dobrze skoordynowana współpraca między działami i świadomość prowadzonych oraz planowanych projektów. Warto podkreślić, że na dzisiejszym, bardzo konkurencyjnym rynku, klienci dużą uwagę przykładają do czasu realizacji, a tym bardziej do terminowego wykonania zlecenia. Skuteczne rozwiązania w zakresie komunikacji z pewnością przyniosą organizacji nie tylko zyski, sprawne i płynne działanie, ale także lepiej zmotywowany zespół oraz zadowolonych klientów.
Dowiedz się, w jaki sposób ewoluowały systemy ERP wraz ze zmianami w branży oraz...
Rozwój Twojej firmy blokowany jest przez uzależnienie od arkuszy kalkulacyjnych Excel?...
Uniknij kosztownych napraw maszyn! Kiedy coś pójdzie nie tak, istnieje wiele złożonych...
Niezależnie od tego, czy Twoja firma zatrudnia 5 czy 500 osób, może skorzystać z...