Blog

17 Listopada 2021

Agencja bazująca na danych

Chyba nikt już nie ma wątpliwości, że świat biznesu cyfryzuje się na potęgę. To m.in. zasługa danych, które po wdrożeniu innowacyjnych technologii można pozyskać i przetworzyć, a następnie wykorzystać, by sprawniej i skuteczniej zarządzać firmą we wciąż zmieniającym się świecie.

Bo w biznesie nie ma miejsca na przypadek – każda decyzja powinna być wynikiem kalkulacji bazujących na rzetelnych informacjach. Jak jednak scyfryzować firmy świadczące usługi dla biznesu, jak agencje PR, marketingowe, kreatywne, social mediowe itd.? Czy szczytem osiągnięć w tym obszarze są współdzielone tabele i arkusze kalkulacyjne oraz osobne systemy kadrowo-księgowe? Bynajmniej! Tę działalność także można scyfryzować i czerpać z tego wymierne korzyści!

Choć skok technologiczny, jaki mogliśmy zaobserwować w ciągu ostatnich lat robi oszałamiające wrażenie, to dla wielu firm świadczących usługi z zakresu marketingu czy komunikacji dla biznesu postęp technologiczny jakby zatrzymał się około pierwszej dekady nowego tysiąclecia. Co prawda nikt już raczej nie używa faxu, a i rozmowy telefoniczne ustępują miejsca komunikatorom internetowym, niemniej na poziomie zarządzania projektami, a tym samym pracą całej firmy, wciąż używa się starych, teoretycznie sprawdzonych technik. W obszarze wspólnej przestrzeni dyskowej w części organizacji wewnętrzne serwery może i zostały wyparte przez rozwiązania chmurowe, dzięki którym można współdzielić dokumenty i pracować nad nimi jednocześnie, niemniej podstawę działania wciąż stanowią rozproszone dokumenty w formie zestawień, tabel, harmonogramów itp. Osobnym bytem często jest system księgowy, raczej luźno powiązany z całą resztą wykorzystywanych przez firmę rozwiązań. Czas pracy przy danym projekcie jest zaś rejestrowany w kolejnej odrębnej aplikacji, jeśli w ogóle. Wszystko to sprawia, że uzyskanie całościowego, pełnego obrazu działań firmy jest raczej trudne i w znacznej mierze bazuje na domysłach, fragmentarycznych danych, intuicji i doświadczeniu szefostwa, a nie na twardych, mierzalnych danych.

Wydaje się bowiem, że cyfryzacja tego obszaru działań jest niezwykle trudna, jeśli nie wręcz niemożliwa. W końcu podłączenie czujnika do krzesła pracownika czy instalacja aplikacji, śledzącej jego działania na służbowym komputerze nie przyniesie konkretnych informacji o czasie, jaki realnie poświęca na realizację danego zadania. Nie oznacza to jednak, że wobec tego zarówno pracownicy agencji, jak i zarządzający nimi muszą rezygnować z oparcia się w prowadzeniu swojego biznesu na rzetelnych, wymiernych danych. Wystarczy postawić na sprawdzony, spójny i kompleksowy system, który wspomaga pracę agencji na każdym etapie realizacji projektu, od jego tworzenia i ofertowania, poprzez realizację, raportowanie i ewentualne rozszerzenia, aż po rozliczenia.

Rozwiązanie takie podnosi jakość pracy zespołów i całej firmy, pozwalając na podejmowanie kolejnych biznesowych decyzji w oparciu o konkretne dane. A to przynosi wymierne rezultaty. Okazuje się na przykład, że organizacje, które wykorzystują sprawdzone praktyki zarządzania projektami, marnują 28 razy mniej pieniędzy w porównaniu z ich chaotycznie działającymi konkurentami. Liczba ta może niektórych szokować, jednak, jeśli na pieniądze przełożymy każdy zasób, jakim dysponuje firma, także czas pracy specjalistów i odpowiednie przyporządkowanie pracowników, pod względem ich kompetencji, do zadań, które mają zrealizować, szybko uświadomimy sobie, że jest ona jak najbardziej realna.

Jakie zatem zalety niesie z sobą wdrożenie cyfrowych narzędzi wspierających pracę agencji?

  1. Udoskonalenie procesu realizacji projektów. System pozwoli na efektywne zarządzanie projektami oraz zasobami, co sprawi, że projekty realizowane będą w wyznaczonym czasie oraz w określonych ramach budżetowych.
  2. Inwestowanie w talenty i kulturę agencyjną. Siła agencji opiera się na sile pracowników. Wyznaczanie odpowiednich osób do realizacji odpowiednich projektów oraz monitorowanie wykonanych zadań pomoże poprawić czas oraz jakość projektów realizowanych na rzecz klientów i wyznaczy pracownikom jasną ścieżkę rozwoju zawodowego. Tymczasem dla 76 proc. millenialsów to właśnie możliwość rozwoju zawodowego stanowi podstawowy element kultury korporacyjnej, na który zwracają uwagę. Zatem możliwość jej wyznaczenia i wskazania pozwoli przyciągnąć do firmy i rozwijać talenty.
  3. Zwiększenie rentowności. Przepis na sukces agencji, jak i każdego innego biznesu, jest prosty – maksymalizacja zysków przy ograniczeniu zbędnych wydatków i strat. Zatem kluczowe jest skoncentrowanie się na wydajności i rentowności działania firmy. Możliwość globalnego oglądu działania firmy, dzięki danym pochodzącym z systemu do zarządzania projektami, pozwala wprowadzić niezbędne zmiany i korekty, które zwiększą zyski.
  4. Wdrożenie ogólnego planu rozwoju firmy. Kiedy już uda się uzyskać ogólne dane na temat projektów, zasobów firmy (przede wszystkim w postaci kompetencji kadry) oraz rentowności, która została zmaksymalizowana, możliwe będzie skonstruowanie długookresowego planu rozwoju biznesu.

Jeśli zatem zależy Wam na sukcesie agencji i chcielibyście zgłębić temat wdrożenia w firmie rozwiązań, które pozwolą jej działanie oprzeć na twardych danych, przygotowaliśmy dla Was szczegółową instrukcję, która pozwoli skoncentrować się na kluczowych obszarach działalności organizacji. Zachęcamy do zapoznania się z nią i wejścia na ścieżkę, która prowadzi do długotrwałego sukcesu.

Agencja bazująca na danych