M-Files

Kompleksowe zarządzanie dokumentami

System M-Files składa się z trzech zintegrowanych modułów

  1. Serwer dokumentów M-Files – to miejsce centralnego składowania dokumentów. Serwer klasyfikuje pliki według ustalonych kryteriów, indeksuje je i wykonuje na nich różne prace samoczynnie.
  2. Klient M-Files – łączy się on z serwerem i umożliwia wymianę plików z komputerem, na którym jest zainstalowany. Jest to moduł widoczny dla każdego użytkownika, wyglądem przypomina Windows Explorer. W komputerze użytkownika widnieje jako osobny dysk – domyślnie o nazwie M. Dzięki temu program posiada intuicyjny interfejs łatwy w użyciu dla każdego kto wcześniej pracował w systemie Windows.
  3. Administrator Serwera M-Files – to narzędzia do administrowania serwerem, są widoczne dla osoby odpowiedzialnej za zarządzanie serwerem. Umożliwiają dokonywanie zmian w sposobie klasyfikowania plików, dają dostęp do wszystkich możliwości serwera. Wszystkie pliki występujące na serwerze dokumentów posiadają metadane – czyli dodatkowe właściwości je określające. Podczas wprowadzania dokumentu do systemu należy je wypełnić. Dzięki temu system uzyskuje informacje o tym, z czym plik ma zostać powiązany (z którym klientem, z jakim projektem).
Zapisywanie plików do systemu M-Files

System do zarządzania dokumentacją M-Files pozwala zapisywać pliki na kilka sposobów znanych z normalnej funkcjonalności Windows. Można umieścić plik metodą przeciągnij-upuść czy wskazać ścieżkę zapisywanego pliku na dysk M. W samym systemie nie wybieramy już folderu zapisu, a określamy właściwości pliku, z których najważniejszym jest jego rodzaj. Jakie właściwości posiada konkretny rodzaj pliku zależą od nas. Są to ustawienia określone na serwerze, np. wprowadzając dokument „notatka ze spotkania” będziemy musieli wybrać z listy rozwijanej, jaki był typ spotkania i będziemy mieli możliwość wybrania krótkiego opisu (ale system nie będzie nas obligował do wypełnia tego pola).

Wyszukiwanie plików w systemie.

Po zapisaniu pliku do M-Files można go odnaleźć na klika sposobów np.: korzystając ze struktury przypominającej katalogi. Posługując się analogią z notatki ze spotkania, użytkownik wybierze „folder” o nazwie „notatki ze spotkania” , następnie wybierze kolejny „folder” o nazwie określającej typ spotkania wypełniony w karcie właściwości i tam znajdzie wprowadzony plik. Struktura przetrzymywania plików w M-Files różni się od sposobu który charakteryzuje Windows. W klasycznym ujęciu mamy do czynienia z płaską strukturą hierarchiczną – każdy plik znajduje się w katalogu, który znajduje się w innym katalogu itd. W M-Files mamy do czynienia ze strukturą, w której ten sam plik występuje w wielu lokalizacjach. Każdy użytkownik dowolnie może definiować sobie strukturę, w której wyświetlane są pliki. Te same dokumenty mogą występować w wielu lokalizacjach.

Pomocnym narzędziem jest szybka wyszukiwarka dokumentów, która znajduje dokument po nazwie, zawartości tekstowej lub po wszystkich danych, które wprowadziliśmy w karcie właściwości podczas zapisywania pliku. Wyszukanie setek, a nawet tysięcy dokumentów jest kwestią sekund. Istnieją również bardziej zaawansowane tryby wyszukiwania, polegające na określaniu warunków np.: Typ dokumentu = „umowa” Rodzaj umowy = „umowa sprzedaży” Klient = „Todis Consulting”

Protokoły połączenia M-Files

Połączenie Klienta z Serwerem może odbywać się za pośrednictwem protokołów: TCP/IP, SPX, HTTP/HTTPS, LPC (połączenie w ramach tej samej maszyny). Połączenie z Web Access odbywa się za pośrednictwem HTTP/HTTPS.

Proszę wypełnić formularz, aby pobrać plik
* Pole obowiązkowe