M-Files

Funkcje systemu

System M-Files to wspólna platforma zarządzania i wymiany dokumentacji w firmie. Korzystając z niego użytkownicy mogą nie tylko wymieniać się plikami, ale również zaprowadzić porządek w dokumentacji firmy, dzięki dopasowanej pod konkretną firmę strukturze przetrzymywania i wyświetlania dokumentów.

Platforma zarządzania dokumentami M-Files zwiększa efektywność pracy na dokumentach poprzez zastosowanie różnych narzędzi i funkcji, takich jak:.

Wprowadzanie i wyprowadzanie plików

System wprowadzania i wyprowadzania plików dba o to, żeby ten sam plik nie był edytowany przez dwie osoby jednocześnie. Podczas „wyprowadzania pliku” dla konkretnego użytkownika, na dysku w jego komputerze tworzona jest lokalna kopia dokumentu. W tym samym momencie na serwerze plik ma status – dostępny tylko do odczytu. Zasób jest zwalniany, gdy użytkownik zakończy pracę na pliku i dokona jego „wprowadzenia”. Na obrazku po prawej stronie widać listę plików. Jeżeli przy ikonie pliku pojawia się czerwony znaczek, oznacza to, że dany plik jest edytowany przez innego użytkownika i dostępny jedynie do odczytu. Zielony znaczek wskazuje na to, że dany plik jest edytowany przez nas.

Historia zmian każdego pliku

Każdy plik posiada historię swoich zmian. Można przywrócić każdą zapisaną wersję dokumentu jako aktualną. W historii przetrzymywane są informacje odnośnie każdej modyfikacji, nie tylko zawartości, ale także np. oznaczenia pliku w przepływie pracy. Przy współpracy z aplikacją Word można również porównywać zawartość poszczególnych wersji pliku. To rozwiązanie pozwala przywrócić każdą zapisaną na serwerze wersję dokumentu w prosty sposób. Wystarczy kliknąć prawym klawiszem myszy na nazwę pliku i wybrać Historia. Z okna historii wskazujemy dowolną wersję pliku i wybieramy „Przywróć”.

Integracja z Windows Explorer

Spośród wielu cech, które wyróżniają program M-Files, jedną z najbardziej użytecznych jest interfejs oparty o Windows Explorer. M-Files integruje się z popularną przeglądarką plików systemu Windows tak dalece, że jest widoczny wewnątrz okna tego programu. Po zainstalowaniu program M-Files dostępny jest jako dysk „M”, obok standardowych dysków systemowych. Sposób działania programu jest bardzo podobny do tego, jaki charakteryzuje codzienna praca w środowisku Windows Explorer. Dzięki temu M-Files jest intuicyjny, a czas potrzebny na szkolenie użytkownika programu relatywnie krótki. Wszystkie skróty z klawiatury dostępne w Windows Explorer działają tak samo w M-Files. Użytkownik może używać komend w rodzaju „Ctrl+c”, „Ctrl+v”, itp.

Regulacja dostępu do dokumentów

Do poszczególnych plików mogą mieć dostęp jedynie wybrani użytkownicy, bądź wybrane grupy użytkowników. Regulować prawo dostępu do poszczególnych plików można na wielu etapach, na przykład:

  • Grupa użytkowników o nazwie „księgowość” może mieć dostęp do dokumentów, które są fakturami, ale nic nie wiedzieć o dokumentach typu „podanie o pracę” czy „notatka ze spotkania”.
  • Do każdego projektu przydzielony jest zespół osób, które nad nim pracują i jedynie one (oraz np. kierownictwo) mają dostęp do tych dokumentów.
  • W momencie ustalania budżetu przedsięwzięcia pracuje nad nim kilka osób. Kiedy budżet zostanie zaakceptowany przez dane osoby (oznaczony w systemie jako „zaakceptowany”), automatycznie staje się plikiem tylko do odczytu.
System powiadomień

Na bazie istniejących w systemie plików można tworzyć powiadomienia. Mogą one dotyczyć konkretnego pliku, jak również wszystkich dokumentów. System poinformuje nas, jeżeli zaszło określone zdarzenie, np. otrzymamy informację mailowo, jeżeli zostanie dokonana modyfikacja oznaczonego przez nas pliku, dany dokument zostanie wyprowadzony lub pojawi się w systemie nowy dokument, który będzie fakturą o statusie do zapłacenia.

Przypisanie dokumentu

Przypisania umożliwiają wymianę informacji między użytkownikami. Przypisania można rozumieć jako krótki przepływ pracy na dokumencie, kiedy to konkretnemu użytkownikowi zlecamy wykonanie jakiegoś zadania na pliku. Osoba, której zlecono to zadanie, po jego wykonaniu może oznaczyć przypisanie jako zakończone. Na każdym etapie system informuje mailowo osobę zlecającą i osobę, której zlecono zadanie o jego stanie.

Obieg dokumentów

W oparciu o pliki w M-Files można tworzyć wieloetapowy przepływ pracy – workflow. Program pozwala stworzyć obieg dokumentów wymagający od poszczególnych użytkowników dokonania zmian w pliku czy zatwierdzenia go, może przy tym wysyłać szczegółowe informacje poszczególnym użytkownikom. Tworzony jest w ten sposób system zatwierdzania projektu, księgowania faktur itp.

Wyszukiwanie dokumentów i organizacja plików

Istnieje kilka możliwości wyszukiwania i odnajdywania plików w systemie. Jedną z nich jest wyszukiwarka dokumentów, odnajdująca wpisany tekst. Szybkością działania przypomina wyszukiwarkę Google i pozwala znaleźć dużą liczbę plików, przeszukując po ich właściwościach (np. nazwa klienta, do którego skierowana jest oferta), bądź po tekstowej zawartości. Organizacja plików różni się od tej znanej z systemu Windows. W systemie M-Files te same dokumenty mogą być odnajdywane w różnych lokalizacjach. Każdy użytkownik może definiować własny sposób segregowania plików w strukturze przypinającej foldery.

Szablony dokumentów

Program do zarządzania dokumentami M-Files umożliwia stworzenie na bazie jednego pliku, uzupełnianego szablonu, który zostanie częściowo wypełniony na podstawie informacji o pliku. Typowym zastosowaniem tej funkcjonalności jest stworzenie szablonu takich dokumentów jak oferty, raporty ,zamówienia itp. Wewnątrz dokumentu mogą podczytywać się wartości charakteryzujące plik, np. do oferty może automatycznie podczytywać się nazwa firmy, do której oferta jest kierowana, dane osoby wystawiającej ofertę, data i numer zamówienia. Buduje to spójny wizerunek firmy i automatyzuje czynności tworzenia typowych dokumentów.

Automatyczne uzupełnianie wartości

Istnieje możliwość wymuszenia automatycznego nadawania wartości konkretnej właściwości. Można w ten sposób nadawać np. kolejne numery ofertom, nadawać wartości właściwościom tak, aby były złożeniem innych właściwości np. automatycznie nadawać nazwę dokumentowi, który jest ofertą składającą się z członów: NUMER– ROK – PRODUKT-REWIZJA. Eliminuje to błędy, wprowadza systematykę, ułatwia i przyśpiesza tworzenie typowych dokumentów i ich właściwości.

Interfejs oparty o przeglądarkę internetową – WEB-ACCESS

Serwer M-Files można skonfigurować tak, aby dostęp do plików odbywał się za pośrednictwem Internetu poprzez przeglądarkę. Umożliwia to pracę w programie M-Files bez instalowania jakiegokolwiek oprogramowania. Jest to również wygodne rozwiązanie dla zwolenników systemów Linux i MAC OS.

Mobilny interfejs programu

Oprócz interfejsu przeznaczonego dla użytkowników PC, M-Files posiada specjalny interfejs dla osób pracujących na różnego rodzaju urządzeniach mobilnych. Dostęp poprzez web-access jest alternatywnym, obok Windows Explorer, sposobem korzystania z M-Files. Interfejs jest szczególnie użyteczny dla mobilnych użytkowników systemu. Dzięki temu możliwa jest akceptacja dokumentu poprzez odpowiednią osobę przy użyciu smartfona lub tabletu.

Zarządzanie e-mailami

System M-Files można skonfigurować tak, aby ściągał wiadomości ze skrzynki pocztowej (POP/IMAP). Dzięki temu są przetrzymywane na serwerze również wiadomości e-mail w formacie HTML lub formacie programu MS Outlook. M-Files może oddzielać załączniki od treści wiadomości.

Połączenie z folderem na dysku, a skanowanie dokumentów

W programie M-Files istnieje możliwość mapowania pewnych lokalizacji dyskowych. Rozwiązanie to znajduje często zastosowanie przy współpracy ze skanerami, które skanują dokumenty do wybranego folderu. Zawartość folderu jest automatycznie wczytywana do M-Files.

Moduł rozpoznawania tekstu OCR

Kolejną funkcją użyteczną przy skanowaniu dokumentów jest moduł OCR, który konwertuje dokument w formie obrazu (co jest wynikiem skanowania) na dokument z zawartością tekstową. W ten sposób można przeszukiwać dokumenty skanowane po ich tekstowej zawartości. Moduł OCR posiada również wbudowaną możliwość przeszukiwania dokumentu w pewnym miejscu w poszukiwaniu danych. Porównując zeskanowany dokument z pewnym szablonem, M-Files jest w stanie odczytać z dokumentu dane (np. nazwę firmy) i nadać wartość odpowiedniemu polu karty metadanych.

Połączenie z zewnętrznymi bazami danych

Jako platforma, na której może opierać się działanie firmy, system M-Files oferuje możliwość łatwej integracji z innymi systemami bazodanowymi. M-Files może tworzyć obiekty, które są odzwierciedleniem obiektów z zewnętrznej bazy danych. Poprzez kwerendę SQL możemy związać treści połączeniem jednostronnym (obiekty stworzone w zewnętrznej bazie danych są automatycznie tworzone w M-Files) lub dwustronnym (obiekty można tworzyć w systemie M-Files i zewnętrznym systemie). Typowym zastosowaniem tej funkcji jest połączenie z bazami danych z programów CRM i ERP. Oprócz tego istnieją moduły dedykowane do współpracy z zewnętrznymi aplikacjami CRM takimi jak:

  • Microsoft Dynamic CRM
  • SalesForce
Zarządzanie Dokumentacją Elektroniczną – Raportowanie

M-Files umożliwia tworzenie na bazie danych w nim zawartych różnego rodzaju raportów. Przy zastosowaniu zewnętrznych narzędzi raportowych np. Crystal Reports lub Business Objects można tworzyć zestawiania na bazie danych z systemu, eksportowanych według ustalonego planu do zewnętrznej bazy danych, skąd są pobierane przez odpowiednio przygotowane raporty i wyświetlane w formie graficznej. Przykładem raportowania mogą być: tworzone dynamicznie wykresy skuteczności ofertowania – w zależności od wybranego użytkownika i okresu czasu; wykres ilości zgłoszonych usterek dotyczących poszczególnych maszyn w danym przedziale czasu i wiele innych.

Proszę wypełnić formularz, aby pobrać plik
* Pole obowiązkowe