Efektywne zarządzanie agencją Public Relations

Niewiele jest branż, w których wartość firmy tak bardzo zależy od tego ile „ważą” głowy jej pracowników. To doświadczenie i kreatywne rozwiązania pozwalają zdobywać kolejnych klientów. Spektakularne kampanie zapewniają rozgłos i nagrody, budując markę agencji. Nie wolno jednak zapominać, że główne wyzwania osób zarządzających polegają na zapewnieniu najwyższego poziomu rentowności projektów, efektywnym doborze konsultantów i sprawnym zarządzaniu kosztami przedsięwzięć. Brak wsparcia w tych obszarach stanowi często barierę dalszego wzrostu agencji PR.

Gdzie podziały się zyski?

Usługi agencji warte są tylko tyle ile klient jest w stanie za nie zapłacić. To hasło powtarza się w branży niczym mantrę. Elastyczność pomaga w realizacji działań, ale może się również okazać złudna. Analizując szereg projektów niezwykle łatwo umyka ich dochodowość. Decyzje są często podejmowane na podstawie intuicji menedżerów, a nie trzeźwej, ekonomicznej oceny ich rentowności i faktycznym wykorzystaniu pracy kluczowych konsultantów. Może się bowiem okazać, że angażując ten sam zespół do innych projektów, firma osiągnie dużo większe korzyści finansowe. Idąc tym tropem, należy zastanowić się nad oceną portfela klientów ze względu na właściwe wykorzystanie kompetencji i możliwości konsultantów. Na tej podstawie będziemy w stanie ocenić rentowność każdego projektu oraz wskazać poziom spodziewanych dochodów.

Biorąc pod uwagę fakt, że głównym źródłem gotówki w firmie są projekty, a głównym obszarem inwestycji pensje pracowników, każda agencja powinna postawić następujące pytania: czy możemy bardziej efektywnie wykorzystać potencjał naszych pracowników, czy jesteśmy w stanie ocenić wartość klienta z punktu widzenia zysków firmy, czy potrafimy umiejętnie planować pracę konsultantów pod kątem nowego biznesu? Pytania tylko z pozoru wydają się naiwne. Pełna odpowiedź wymaga bowiem wskazania konkretnych klientów i projektów, które nie przynoszą firmie satysfakcjonujących zysków, a z drugiej strony konkretnych pracowników, których potencjał jest marnotrawiony.

Gdzie człowiek nie może …

Wiele agencji PR powstało i rozwinęło się dzięki intuicji ich szefów. A jednak na dłuższą metę „dobry nos” to za mało. Precyzyjne śledzenie pracy każdego pracownika i realizacji wszystkich projektów jest ponad siły jednego człowieka. Często stanowi to barierę dalszego rozwoju firmy. Menedżerowie potrzebują narzędzi, które będą w stanie przedstawić faktyczny obraz organizacji, wspierać planowanie zadań i co istotne - wskazywać rentowność osób, projektów i całej firmy. Tu na scenę wkracza system informatyczny, dzięki któremu osoby zarządzające mają szansę ocenić faktyczny poziom zyskowności każdego z klientów. W sytuacji, kiedy projekt się przeciąga, absorbuje zbyt wielu cennych pracowników, lub kiedy brakuje ludzi do jego realizacji, firma ponosi wymierne straty. Dzięki możliwości zestawienia danych dotyczących rentowności wszystkich projektów w firmie, system może stać się potężnym narzędziem wspierającym najważniejsze strategiczne decyzje. Jak na dłoni widać, bowiem jakie sektory rynku oraz jakie produkty przynoszą firmie największy. Z drugiej strony równie łatwo wykryć te obszary, które hamują rozwój agencji.

Wykorzystanie potencjału ludzkiego

Prawdziwym wyznacznikiem siły agencji PR są umiejętności jej pracowników. Liczą się nie tylko kreatywne pomysły, ale również takie kompetencje jak, znajomość rynku klienta, doświadczenia z innych projektów, obsługa programów komputerowych, szkolenia i certyfikaty, oraz szereg innych zasobów. Każdy menedżer dąży do tego, żeby dysponować bogatym wachlarzem kompetencji tkwiących w ludziach. Tu jednak pojawia się kolejny kłopot, w jaki sposób dobrać odpowiednich konsultantów do projektów i osiągnąć dzięki temu najwyższy poziom rentowności. System informatyczny pozwala planować i prognozować wykorzystanie zasobów ludzkich, a także rozpoznaje potrzeby związane z rozwojem kompetencji i pozwala zaplanować politykę szkoleń i zatrudnienia. Łatwiej jest również rozpoznać wszelkiego rodzaju punkty zapalne związane z personelem. Wiemy bowiem, którzy pracownicy stanowią podstawowy zasób firmy, kto jest bardziej eksploatowany, a kto niewłaściwie wykorzystywany.

Polskie firmy same zaczynają dostrzegać znaczenie tego zagadnienia. Jak dowodzą badania zrealizowane przez Todis Consulting Group wśród 41 polskich firm z sektora usług profesjonalnych, do których niewątpliwie zaliczamy agencje PR, ponad 50% wyzwań, związanych z poprawą rentowności dotyczy kwestii zasobów, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. W najbliższych latach kluczowe dla efektywnego zarządzania będą zatem takie zagadnienia, jak: wykorzystanie zasobów osobowych, kierowanie właściwych ludzi na projekty, przepływ kadr, pozyskiwanie właściwych zasobów i kompetencji.

Autorem tekstu jest Anna Turzańska – Sadlej, Prezes Todis Consulting Group, dostawcy zintegrowanych systemów IT do zarządzania agencjami marketingowymi