Blog

07 Stycznia 2020

Podróż transformacyjna: od papieru do cyfrowego środowiska pracy

W nowoczesnym, w pełni zdigitalizowanym miejscu pracy nie ma miejsca na papierowe dokumenty oraz procesy przeprowadzane manualnie. Wybierając technologię, która będzie wspierać codzienne działanie biura, trzeba przede wszystkim zwrócić uwagę na aspekty takie jak bezpieczne przechowywanie, zarządzanie i przekazywanie dokumentów, treści oraz wszelkich danych.

Choć ogólna dostępność komputerów, Internetu i technologii mobilnych pozwoliła poczynić ogromne postępy w zakresie wyeliminowania papieru z procesów biznesowych, to tak naprawdę do osiągniecia pełnej digitalizacji środowiska pracy jest nadal daleko.

Według danych amerykańskiej agencji EPA (Environmental Protection Agency) sprzed kilku lat, biura w USA zużywają średnio 10 tys. kartek papieru rocznie. Warto zastanowić się, czy naprawdę potrzeba tyle papieru, w jakim celu drukuje się dokumenty, a następnie jak się je organizuje, kontroluje i przechowuje. Na marginesie, warto dodać, że z badań przeprowadzonych przez firmę Xerox wynika, iż blisko połowa papierowych dokumentów jest wyrzucana do kosza w ciągu 24 godzin od wydrukowania.

Uświadamiając sobie, że papier praktycznie wyklucza cyfrową transformację, wiele organizacji podejmowało i nadal prowadzi zaawansowane projekty, których celem jest pozbycie się z procesów biurowych dokumentów w formie papierowej. Wynikające z tego korzyści nie ograniczają się jedynie do obniżenia kosztów, podniesienia bezpieczeństwa i aspektów ekologicznych. Prawdziwym celem digitalizacji jest wzrost produktywności pracowników i podnoszenie jakości obsługi klientów.

Oferując już od kilku lat wdrożenia nowoczesnego systemu zarządzania informacją M-Files DMS, doskonale znamy rynek i wiemy, że efekty projektów digitalizacyjnych są różne. Wiele ze stosowanych technologii nie pozwala na osiągnięcie oczekiwanych rezultatów, ponieważ nie zarządza informacjami w sposób inteligentny. M-Files DMS to rozwiązanie klasy Inteligent Information Management (IIM), które oferuje nowe podejście do kwestii bezpiecznego przechowywania, zarządzania i współdzielenia informacji. Znacznie wykracza poza możliwości oferowane przez tradycyjne systemy Enterprise Content Management i lepiej odpowiada na aktualne potrzeby współczesnych organizacji.

Kluczowymi wyróżnikami tej klasy rozwiązań jest to, że przede wszystkim bazują na metadanych, a ponadto są systemowo neutralne i działają inteligentnie. Metadane umożliwiają o wiele lepsze klasyfikowanie i skuteczniejsze wyszukiwanie dokumentów niż klasyczna koncepcja folderów. Neutralność oznacza z kolei, że pracownicy nie są ograniczeni do jednego systemu, ale mogą korzystać z folderów, aplikacji czy dedykowanych systemów zarządzania dokumentami – z organizacyjnego punktu widzenia nie powinno przecież mieć znaczenia gdzie znajduje się informacja. Wreszcie, inteligentne zarządzanie oznacza, że technologia aktywnie wspiera użytkowników - automatyzuje wiele rutynowych czynności wykorzystując algorytmy sztucznej inteligencji. Przy tym, ten ostatni element jest niezwykle istotny, ponieważ akceptacja ze strony użytkowników jest warunkiem sukcesu praktycznie każdego projektu IT. Inteligentne wsparcie codziennej pracy to najlepsza droga, żeby rozwiązanie IIM było chętnie wykorzystywane. W przeciwnym razie budowa cyfrowego miejsca pracy może okazać się kolejnym nieudanym projektem. Powyższe warunki idealnie spełnia system M-Files DMS

Podsumowując warto podkreślić, że umożliwia on integrację z systemami ERP np. Maconomy, iScala czy Epicor, posiada prosty interfejs, zapewnia intuicyjność, niezawodność i bezpieczeństwo. Przy tym M-Files może działać zarówno w tradycyjnej architekturze klient-serwer, jak i w chmurze.

Podróż transformacyjna: od papieru do cyfrowego środowiska pracy